Reglement

Huishoudelijk reglement der VERENIGING WIJKOVERLEG OUD-WEST

Hoe gaan we binnen de vereniging met elkaar om? Wat doet het bestuur? Het reglement is vastgesteld opdat een ieder binnen de vereniging, leden én bestuur weet welke regels gelden en die naleeft.

HUIDIG REGLEMENT

 

1. Het doel en de middelen

Het doel der Vereniging en de middelen waarmede zij dit doel tracht te bereiken, zijn vermeld in de Statuten der Vereniging.

2. Leden

De Vereniging kent gewone leden en buitengewone leden. Daarnaast kent de Vereniging ondersteunende leden (donateur).

3. Lidmaatschap

Ieder, in de Zaandamse wijk Oud West woonachtig, natuurlijk persoon heeft het recht om als lid tot de Vereniging te worden toegelaten.

Dit betreft het gewone lidmaatschap. Aspirant- gewone leden dienen, om het lidmaatschap te verwerven schriftelijk hun wens daartoe te kennen te geven aan het Secretariaat der Vereniging. Daarbij dient naam en adres te worden opgegeven. Daarna wordt het aspirant-lid voorlopig in het ledenregister ingeschreven. Het Bestuur der Vereniging beslist over definitieve toelating. Het Bestuur zal slechts dan afwijzend beslissen, indien daartoe gegronde redenen bestaan en zal het aspirant-lid schriftelijk van deze redenen op de hoogte stellen.

Als het aspirant-lid niet akkoord gaat met een afwijzende beslissing zal deze afwijzing kunnen worden gezien als een voor beroep vatbare beslissing. Dit beroep kan door het betreffende aspirant-lid worden ingesteld bij de Algemene Ledenvergadering via het Bestuur. Het Bestuur zal het beroep dan aan de eerstkomende vergadering voorleggen.

De rechten van het lidmaatschap gaan eerst na contributiebetaling in. Ten bewijze van betaling wordt een lidmaatschapskaart toegezonden. Minderjarigen behoeven voor het verwerven van het lidmaatschap de schriftelijke goedkeuring van ouder(s) of voogd.

De secretaris en de penningmeester dienen elkaar op de hoogte te houden van het feit, dat aan de voorwaarden tot verwerving van het lid- maatschap van enig aspirant-lid is voldaan.

4. Duur van het lidmaatschap

Het lidmaatschap kan worden aangegaan voor de duur van het verenigingsjaar of het lopende verenigingsjaar. Dit verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar. Het lidmaatschap wordt stilzwijgend gecontinueerd telkens voor de duur van een verenigingsjaar. Opzegging dient uiterlijk op 30 november van enig verenigingsjaar te geschieden.

5. Buitengewone leden

Als buitengewoon lid kunnen worden toegelaten al die natuurlijke personen, die buiten de wijk woonachtig zijn. Om het lidmaatschap te verwerven dienen aspirant-buitengewone leden zich schriftelijk tot het secretariaat te wenden onder opgave van naam, adres, woonplaats en de reden van hun inschrijving. Het Bestuur beslist over de toelating op de eerstvolgende bestuursvergadering volgend op de datum van ontvangst van de aanvraag. De uitspraak van het Bestuur omtrent toelating wordt schriftelijk aan het aspirant-buitengewoon lid bevestigd.

Bij afwijzing treedt de beroepsprocedure als beschreven in art. 3 in werking.

Zowel gewone als buitengewone leden kinnen het bestuurslidmaatschap verwerven. Voor buitengewone leden die in de wijk hebben gewoond en na verhuizing uit de wijk onafgebroken als werkgroeplid of bestuurslid der Vereniging werkzaam zijn geweest is het lidmaatschap ven één dezer organen voor minimaal 6 maanden vereist, voordat tot benoeming als bestuurslid der Vereniging kan worden overgegaan c.q. gecontinueerd.

6. Algemeen Bestuur

Het Bestuur der Vereniging bestaat uit:

  1. drie, direct door de Algemene Ledenvergadering gekozen leden in de functie van Voorzitter, Secretaris en Penningmeester;
  2. Daarnaast bestaat het Bestuur uit maximaal twee leden van elke, door de Algemene Ledenvergadering ingestelde Werkgroep, alsmede drie door de leden te kiezen bestuursleden.

Het Bestuur benoemt een delegatie van tenminste een lid in de redactiecommissie van de wijkkrant. Daarnaast benoemt het Bestuur een woordvoerder (ster), die als zodanig namens het Bestuur zal optreden naar b.v. de pers. Deze woordvoerder (ster) handelt onder verantwoordelijkheid van het Bestuur.

7. Voordracht bestuursleden en stemprocedure

Vacatures in het Bestuur, die door middel van verkiezingen in de Algemene Ledenvergadering dienen te worden vervuld zullen tijdig aan de leden worden bekendgemaakt.

Voor vrijkomende functies van Voorzitter, Secretaris en Penningmeester, alsmede voor de drie, door de leden te verkiezen, bestuursfuncties zonder portefeuille kan ieder lid zich kandidaat stellen.

Het lid dient daartoe schriftelijk de wens te kennen te geven aan het secretariaat vóór de betreffende ledenvergadering. Het Bestuur zal de datum van deze ledenvergadering minimaal vier weken tevoren bekend maken.

Het Bestuur streeft er naar, dat de leden kennis dragen van de motieven en personalia van de te verkiezen kandidaten.

De ledenvergadering beslist met gewone meerderheid van stemmen over de benoeming van kandidaten door middel van schriftelijke stemming. Voor de overige stemprocedures wordt verwezen naar de Statuten.

Te verkiezen bestuursleden, die niet aanwezig zijn op de vergadering waar zij door de leden gekozen c.q. herkozen zouden worden, zijn niet verkiesbaar, mits er een aanvaardbare – door de ledenvergadering te accepteren – reden wordt aangevoerd voor de afwezigheid.

8. Werkgroepen

Statutair is bepaald dat elke werkgroep twee leden bindend voordraagt als bestuurslid. De benoeming van deze bestuursleden dient door minimaal 2/3 der werkgroepleden te worden gesteund. De benoeming wordt voorgedragen en bekrachtigd door het Bestuur. Wanneer in de werkgroep geen overeenstemming kan worden bereikt over te benoemen bestuursleden, kan het Bestuur een beslissing van de werkgroep eisen.

Elke werkgroep benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Werkgroepen rapporteren, zoveel mogelijk schriftelijk, aan het Bestuur en stellen door timing van het inzenden der notulen het Bestuur in staat tijdig kennis te nemen van hetgeen zij bespreken c.q. besluiten.

9. Contributie

De Ledenvergadering wint, alvorens de contributiehoogte te bepalen, het advies in van de penningmeester.

10. Externe deskundigen

Het Bestuur beslist bij gewone meerderheid van stemmen over het al dan niet aantrekken van externe deskundigen. Zij vraagt daarbij, indien van toepassing, het advies van de werkgroepen, waaraan de werkzaamheden van de betreffende deskundige(n) zijn gelieerd.

De taakomschrijving en het werkkader van de aan te trekken deskundige(n) worden door het Bestuur – in nauw overleg met de werkgroep(en) – vastgesteld.

11. Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur heeft tot taak besluiten te nemen inzake gevallen, die geen uitstel gedogen, alsook het uitvoeren van taken, opgedragen door het Bestuur. Het deelt zijn besluiten ter bekrachtiging mede aan het Bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit maximaal 6 personen (bestuursleden) en minimaal uit 3 personen. De in functie gekozen bestuursleden dienen deel uit te maken van het Dagelijks Bestuur. Het Bestuur alsook het Dagelijks Bestuur wordt bijeen geroepen op wens van tenminste twee leden van die besturen.

12. Kascommissie

In aanvulling op het gestelde in artikel 18.2 der Statuten dient tenminste één lid der Kascommissie jaarlijks te worden vervangen. Het Bestuur draagt de leden van de Kascommissie vóór aan de Ledenvergadering. De ledenvergadering bekrachtigt de voordracht.

13.

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.

Errata

  • Ad art.7:
    Blanco schriftelijk uitgebrachte stemmen in de ledenvergadering worden geregistreerd, doch verder geacht niet te zijn uitgebracht. Zij dienen slechts voor de vaststelling van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

(EINDE)

 


 

CONCEPT NIEUW REGLEMENT

Nieuw ontwerp voor het:
Huishoudelijk reglement der VERENIGING WIJKOVERLEG OUD-WEST

Omdat het huidige reglement sterk verouderd is, heeft het Bestuur een vernieuwd reglement in concept opgesteld.

1. Het doel en de middelen

Het doel der Vereniging en de middelen, waarmede zij dit doel tracht te bereiken zijn vermeld in de Statuten der Vereniging.

2. Leden

De Vereniging kent gewone leden en buitengewone leden. Daarnaast kent de Vereniging ondersteunende leden (donateur).

3. Lidmaatschap

Ieder, in de Zaandamse wijk Oud West woonachtig, natuurlijk persoon heeft het recht om als lid tot de Vereniging te worden toegelaten. Dit betreft het gewone lidmaatschap. Aspirant- gewone leden dienen, om het lidmaatschap te verwerven schriftelijk hun wens daartoe te kennen te geven aan het Secretariaat der Vereniging. Daarbij dient naam en adres te worden opgegeven. Daarna wordt het aspirant-lid voorlopig in het ledenregister ingeschreven. Het Bestuur der Vereniging beslist over definitieve toelating. Het Bestuur zal slechts dan afwijzend beslissen, indien daartoe gegronde redenen bestaan en zal het aspirant-lid schriftelijk van deze redenen op de hoogte stellen.

Als het aspirant-lid niet akkoord gaat met een afwijzende beslissing zal deze afwijzing kunnen worden gezien als een voor beroep vatbare beslissing. Dit beroep kan door het betreffende aspirant-lid worden ingesteld bij de Algemene Ledenvergadering via het Bestuur. Het Bestuur zal het beroep dan aan de eerstkomende vergadering voorleggen.

De rechten van het lidmaatschap gaan eerst na contributiebetaling in. Ten bewijze van betaling wordt een lidmaatschapskaart toegezonden. Minderjarigen behoeven voor het verwerven van het lidmaatschap de schriftelijke goedkeuring van ouder(s) of voogd.

De secretaris en de penningmeester dienen elkaar op de hoogte te houden van het feit, dat aan de voorwaarden tot verwerving van het lidmaatschap van enig aspirant-lid is voldaan.

4. Duur van het lidmaatschap

Het lidmaatschap kan worden aangegaan voor de duur van het verenigingsjaar of het lopende verenigingsjaar. Dit verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar. Het lidmaatschap wordt stilzwijgend gecontinueerd telkens voor de duur van een verenigingsjaar. Opzegging dient uiterlijk op 30 november van enig verenigingsjaar te geschieden.

5. Buitengewone leden

Als buitengewoon lid kunnen worden toegelaten al die natuurlijke personen, die buiten de wijk woonachtig zijn. Om het lidmaatschap te verwerven dienen aspirant-buitengewone leden zich schriftelijk tot het secretariaat te wenden onder opgave van naam, adres, woonplaats en de reden van hun inschrijving. Het Bestuur beslist over de toelating op de eerstvolgende bestuursvergadering volgend op de datum van ontvangst van de aanvraag. De uitspraak van het Bestuur omtrent toelating wordt schriftelijk aan het aspirant-buitengewoon lid bevestigd.

Bij afwijzing treedt de beroepsprocedure als beschreven in art. 3 in werking.

Zowel gewone als buitengewone leden kunnen het bestuurslidmaatschap verwerven. Voor buitengewone leden, die in de wijk hebben gewoond en na verhuizing uit de wijk onafgebroken als werkgroeplid of bestuurslid der Vereniging werkzaam zijn geweest is het lidmaatschap van één dezer organen voor minimaal 6 maanden vereist, voordat tot benoeming als bestuurslid der Vereniging kan worden overgegaan c.q. gecontinueerd.

6. Algemeen Bestuur

Het Algemeen Bestuur der Vereniging bestaat uit:

  1. drie, direct door de Algemene Ledenvergadering gekozen leden in de functie van Voorzitter, Secretaris en Penningmeester.
  2. Daarnaast bestaat het Bestuur uit maximaal twee leden van elke, door de Algemene Ledenvergadering ingestelde Werkgroep, alsmede drie door de leden te kiezen bestuursleden.

Het Algemeen Bestuur benoemt een delegatie van tenminste een lid in de redactiecommissie van de Wijkkrant. Daarnaast benoemt het Bestuur een woordvoerder, die als zodanig namens het Algemeen Bestuur zal optreden naar bijvoorbeeld de pers. Deze woordvoerder handelt onder verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur.

7. Voordracht bestuursleden en stemprocedure

Vacatures in het Dagelijks Bestuur, die door middel van verkiezingen in de Algemene Ledenvergadering dienen te worden vervuld, zullen tijdig aan de leden worden bekendgemaakt.

Voor vrijkomende functies van Voorzitter, Secretaris en Penningmeester, alsmede voor de drie, door de leden te verkiezen, bestuursfuncties zonder portefeuille kan ieder lid zich kandidaat stellen. Het lid dient daartoe schriftelijk de wens te kennen te geven aan het secretariaat, vóór de betreffende ledenvergadering. Het Dagelijks Bestuur zal de datum van deze ledenvergadering minimaal vier weken tevoren bekend maken.

Het dagelijks Bestuur streeft er naar, dat de leden kennis dragen van de motieven en personalia van de te verkiezen kandidaten.

De ledenvergadering beslist met gewone meerderheid van stemmen over de benoeming van kandidaten door middel van schriftelijke stemming.

Blanco schriftelijk uitgebrachte stemmen in de ledenvergadering worden geregistreerd, doch verder geacht niet te zijn uitgebracht. Zij dienen slechts voor de vaststelling van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

Voor de overige stemprocedures wordt verwezen naar de Statuten.

Te verkiezen bestuursleden, die niet aanwezig zijn op de vergadering waar zij door de leden gekozen c.q. herkozen zouden worden, zijn niet verkiesbaar, mits er een aanvaardbare -door de ledenvergadering te accepteren- reden wordt aangevoerd voor de afwezigheid.

8. Werkgroepen

Statutair is bepaald dat elke werkgroep twee leden bindend voordraagt als bestuurslid. De benoeming van deze bestuursleden dient door minimaal 2/3 der werkgroepleden te worden gesteund. De benoeming wordt voorgedragen en bekrachtigd door het Dagelijks Bestuur. Wanneer in de werkgroep geen overeenstemming kan worden bereikt over te benoemen bestuursleden, kan het Dagelijks Bestuur een beslissing van de werkgroep eisen.

Elke werkgroep benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Werkgroepen rapporteren, zoveel mogelijk schriftelijk per e-mail, aan het Dagelijks Bestuur en stellen door een goede timing van het inzenden der notulen het Dagelijks Bestuur in staat tijdig kennis te nemen van hetgeen zij bespreken c.q. besluiten.

9. Contributie

De Ledenvergadering wint, alvorens de contributiehoogte te bepalen, het advies in van de penningmeester.

10. Externe deskundigen

Het Bestuur beslist bij gewone meerderheid van stemmen over het al dan niet aantrekken van externe deskundigen. Zij vraagt daarbij, indien van toepassing, het advies van de werkgroepen, waaraan de werkzaamheden van de betreffende deskundige(n) zijn gelieerd. De taakomschrijving en het werkkader van de aan te trekken deskundige(n) worden door het Bestuur – in nauw overleg met de werkgroep(en) – vastgesteld.

11. Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur heeft tot taak besluiten te nemen inzake gevallen, die geen uitstel gedogen, alsook het uitvoeren van taken, opgedragen door het Algemeen Bestuur. Het deelt zijn besluiten ter bekrachtiging mede aan het Algemeen Bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering. Het Dagelijks Bestuur bestaat maximaal uit 6 personen (bestuursleden) en minimaal uit drie personen. De in functie gekozen bestuursleden dienen deel uit te maken van het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur alsook het Dagelijks Bestuur wordt bijeen geroepen op wens van tenminste twee leden van die besturen.

12. Kascommissie

In aanvulling op het gestelde in art 18.2 der Statuten dient tenminste één lid der Kascommissie jaarlijks te worden vervangen. Het Bestuur draagt de leden van de Kascommissie vóór aan de Ledenvergadering. De ledenvergadering bekrachtigt de voordracht.

13. Taakverdeling in het Bestuur

Het bestuur bestaat uit mensen met verschillende bekwaamheden en voorkeuren. Het bestuurswerk bestaat uit een groot aantal taken. Bij het verdelen van die taken over de bestuursleden streeft het bestuur naar:

  • effectiviteit: wie kan een bepaalde taak goed aan?;
  • efficiency: welke combinatie van taken maakt dat iemand zijn taken zo veel mogelijk kan uitvoeren zonder van andere bestuursleden afhankelijk te zijn?;
  • interne controle: voor belangrijke, niet-financiële handelingen zijn twee bestuursleden nodig, een bestuurslid en de secretaris wanneer dat bestuurslid namens de vereniging een overeenkomst wil aangaan;
  • voor financiële handelingen zijn de penningmeester en de secretaris nodig.
  1. Voorzitter
    De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen. Hij heeft vaak de volgende taken:
  • hij leidt de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur;
  • hij leidt het bestuur, dat wil zeggen: hij neemt initiatieven, coördineert en zorgt dat de bestuurswerkzaamheden worden uitgevoerd. Hij zorgt dat het bestuur verantwoordelijk is voor de te nemen besluiten;
  • bij officiële gelegenheden vertegenwoordigt hij de organisatie, binnen de vereniging in zijn eentje, buiten de vereniging desgewenst vergezeld van een daarvoor in aanmerking komend bestuurslid.

 

  • Vicevoorzitter
    De vicevoorzitter heeft dan de volgende taken:

 

  • Hij vervangt de voorzitter tijdens diens afwezigheid;
  • Hij ziet toe op de communicatie en verslaglegging van het bestuur en de ALV
  • Hij ziet toe op het handelen van de penningmeester.
  • Hiertoe ontvangt hij van de secretaris duplicaten van de bankafschriften.

 

  • Secretaris
    De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Hij heeft daarom meestal de volgende taken:

 

  • hij schrijft brieven en andere stukken namens de organisatie;
  • hij maakt verslagen of notulen van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen. Deze taak kan hij delegeren.
  • hij is beheerder van alle ontvangen post en afschriften van de verzonden brieven en archiveert deze stukken. Van de te betalen facturen maakt hij een kopie, het origineels stuurt hij naar de penningmeester.
  • hij zorgt voor de agenda en de daarbij behorende stukken.
  • Op de agenda staan altijd agendapunt: ingekomen en verzonden brieven, en agendapunt: verslag penningmeester.
  • hij houdt de ledenlijst bij. Wanneer het lidmaatschap schriftelijk wordt aangevraagd en opgezegd, komen deze berichten bij hem binnen.
  • Deze taak kan hij aan de leden administrateur delegeren.

 

  • Penningmeester
    De penningmeester beheert het geld van de organisatie. Dit omvat de volgende taken:

 

    • hij houdt de kas en beheert de bankrekeningen;
    • hij doet en ontvangt betalingen aan de hand door het bestuur geaccordeerde facturen of door een bestuursbesluit;
    • hij houdt het kas- en het bankboek bij;
    • hij legt in het bestuur verantwoording af van de betalingen en ontvangsten d.m.v. een maandelijks bankafschrift van de bank. Elke bankmutatie is vergezeld met een kopie van de betaling of een lijst van de ontvangsten. Hij archiveert het origineel.
    • hij maakt het financieel jaarverslag en bewaakt de plannen van het bestuur aan de hand van de begroting.

14. Ten slotte

In de gevallen, waarin dit reglement niet voorziet beslist het Bestuur.

(EINDE)